我院将对纸质病案外包仓储项目进行招标采购，相关要求如下。请符合报名资格的供应商向采购中心报名（报名材料可邮寄）。

一、项目基本情况：

1、项目名称：纸质病案外包仓储服务项目

2、项目内容：温州市中西医结合医院目前已全面实现了电子化病例管理，因医院场地有限，也为了更好的对纸质病例档案进行专业管理，现将预估总量 5076 箱的纸质病案进行仓储外包招标。采购内容包括档案的清点、整理、登记、装箱、搬运、上架、存储，以及档案调阅、查阅、远程调阅、相应实体档案的送取等。

标准档案箱规格：42cm*32cm*30。

3、预算金额：人民币贰拾万元整（¥200000.00）

4、采购方式：院内询价

5、服务期：合同签订后，合作期满1年或总费用达预算金额，任一条件达到即视为合作期结束。合作期内如遇政策性原因，导致合同无法履行，则合同自行终止。

二、服务要求

1、采购项目具体内容

（1）病案、档案移交目录填制、实物的清点核对、实物与箱号条码的对接、实物的装箱和运输、保管以及调档查询、送达服务。若实物已发生霉变，装箱前要采取相应的除菌处理。

（2）经初步统计，本项目服务数量暂定如下：

预估本次院内移交纸质病案量为 3000 箱（其中已装箱2710箱），为便于管理，将之前存于杭州银雁科技服务有限公司的2076 箱纸质病案整合一起外包存储，预估总量 5076 箱。

2、项目组织要求

建立适应本项目工作内容所需要的组织机构和人员配备，确保医院病案、档案交接、装箱和运输，以及实物寄存保管和提供利用工作顺利开展并按期完成。

3、服务方式要求

由投标人指派人员、自带档案整理加工所需的材料、软件、设备、工具到采购人指定的工作场所进行上述实物的移交目录填制、实物的清点核对、实物与箱号条码的对接、实物的装箱和运输、保管以及档案调取查看、送达等的服务。

4、技术要求

（1）总体要求

严格管理，明确责任，严格执行安全保密管理制度，确保档案、病案的安全；严格落实质量管理措施，各关键工作环节须安排有工作经验的档案专业人员进行实时监督和质量管控，确保各环节工作符合规范和质量要求，建立完整、规范的工作记录。

（2）实物整理加工具体要求

病案、档案移交目录填制、实物与箱号条码的对接、实物的装箱和运输及实物除菌处理方法要符合国家及省级档案管理相关标准、规范。移交目录符合浙江省档案局现行移交目录格式。 装箱与运输过程符合国家《档案法》有关保密与安全要求。实物除菌处理符合国家档案行业标准（DA/T35-2007）《档案虫霉防治一般规则》要求。

（3）寄存的保管与利用具体要求

寄存实物的保管与利用符合卫生部、国家档案局《卫生档案管理暂行规定》和卫计委等《医疗机构病历管理规定》及国家《档案法》要求。

5、安全保密要求

（1）投标人须制定严密的安全保密措施，严格遵守保密相关规定，严格遵守安全保密制度，确保档案实物和信息数据的安全和保密。

（2）招标人提供的全部文件资料，均属保密内容。 

（3）病案、档案移交目录填制、实物与箱号条码的对接、实物的装箱和运输及实物除菌处理工作必须在指定的场所内进行，并确保场所的正常秩序和安全。

（4）投标人不得出现丢失、损坏、损毁病案、档案、或病案、档案材料内容；泄露病案、档案内容信息（包括病案、档案实物内容信息）；私自圈划、涂改、复制、抽取或伪造档案材料；擅自处理或销毁病案、档案材料等严重违反安全保密要求的行为。如发生以上情况，投标人须承担补救责任和损害赔偿责任，直至追究法律责任，采购人有权解除合同。

（5）在档案保管期间，投标人有责任和义务为档案所有者保密。对档案管理有保密的义务，不得丢失和外传，未经允许不得复制。在整个工作期间保管维护好档案，严禁将实物携带出保管场地。

6、库房要求

（1）投标人应在温州有独立产权或者长期租赁的标准档案库房，防潮、防水、防火、防盗、防日光及紫外线照射、防高温、防尘、防虫、防鼠等。

（2）档案库房应远离存有易燃易爆物品、空气污染等不安全的场所，档案库房采用密集架或者开放式货架，采用开放式货架时楼面承重不应小于 5KN/m²， 采用密集架时楼面承重不应小于 12KN/m²。

（3）档案库房应有防盗措施，一般库房要加设防盗门窗，配置电子监控系统。

（4）档案库房窗户要配挂防光窗帘，防止阳光直射库内；同时库房照明装置应以使用白炽灯为宜，避免日光灯中紫外线对档案纸张的破坏。

（5）库房应配备空调、除湿机设备，以达到库房理想的温湿度。

（6）档案库房周围要灭绝火源迹象，库内严禁吸烟，要建立严密的防火制度并配备适合档案保管的自动消防灭火系统或器材，建筑防火设计应符合现行国家标准。

（7）档案架应放置防虫、霉药品，以防霉菌、害虫损坏档案。为防止档案发生鼠害，库房应定期检查并投放灭鼠药。

（8）档案库房应配备全天候无空隙安防报警、监控录像系统，24小时由专人保卫。

7、档案调档查询服务要求

投标人应为招标人提供查询、送档服务，送档服务一般在 6 小时内到达（在当天工作时间内，若超过工作时间顺延至第二日）。开展预约送档服务，按照约定时间内送达，急件 3 小时内送达。

档案进出库交接必须严格执行档案进出库管理制度。指定专人（组长）管理档案实体，并建立《借用档案审批单》、《归还档案登记表》等工作流程单，做好调档交接等各环节的登记工作。

8、验收要求

（1）投标人应制定严格的项目质量控制及质量保证措施，保证病案、档案、图书的交接、装箱和运输以及寄存实物的保管和利用工作符合质量要求，并高质量地完成工作任务。

（2）投标人必须建立严格的质量检测体系，在确定病案、档案移交记录准确无误，实物除菌处理达到相关质量标准要求并安全运输到指定寄存地点时，才能递交验收。

（3）验收质量标准

1）交接目录验收

交接目录准确无误，格式符合档案局相关标准，以批量抽查方式进行。

2）装箱质量验收

储存箱、封条/锁扣没有破损现象；条码清晰，条码与目录相对应，没有错误；装箱过程中尽量利用空隙，杜绝浪费现象。

3）运输质量验收

运输过程中确保存储箱的安全、完整，没有遗漏、丢失现象发生。

4）除菌处理质量验收

除菌处理的质量需符合国家档案行业标准《档案虫霉防治一般规则》要求。 

三、其他要求：

1、货款结算：各项预算是医院对每年服务量的估计值，医院按实际需求量采购，对最终用量不作承诺。

招标方将以实际服务量进行合同结算，按照实际服务量乘以对应的中标单价作为结算金额。

2、若被查实中标人存在影响中标结果的违法行为，不符合中标条件的，招标人有权解除合同。如果中标人在服务期内出现失信行为，则招标方将中标人列入黑名单，五年内不得参与招标方的所有项目投标。

四、报名资质：

1、符合《中华人民共和国政府采购法》第二十二条对投标主体规定的、处在良性循环的、有供货能力的供应商，经营范围需涵盖我院采购的物品，出具营业执照；

2、具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度；

3、具有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录；

4、参加本次采购活动前三年内，在经营活动中没有重大违法记录；

5、具有履行合同所必需的场地、设备和专业技术能力；

6、法律、行政法规规定的其他条件；

7、本项目不接受联合体投标。

8、2021年以来最终用户病案或者档案整理或者寄存业绩至少1个；

五、报名材料：

1、营业执照复印件；

2、法人授权委托书（需附法人及被委托人身份证复印件，格式详见附件）；

3、2021年以来最终用户病案或者档案整理或者寄存业绩；

4、在温州有独立产权或者长期租赁的标准档案库房证明。

以上材料复印件均需加盖公章。

六、询价方式：

1、投标人所报总价不得超过预算金额，否则当无效标处理。

2、双方结算单价应含一切人员的符合国家规定的工资、各项管理服务、劳务、运输费用、利润、税金、保险、检测验收、技术支持与培训、专利、售后服务与维保、政策性文件规定及合同包含的所有风险、责任等各项应有费用，实行固定费用总包干。

3、投标文件一式两份，开标当天密封上交。

七、定标办法

1、评标委员会依据投标单位的最终投标报价，根据所报投标报价的从小到大顺序确定为该项目的第一和第二中标候选人。

2、中标候选人并列的，采取随机抽取的方式确定。

3、如中标人放弃中标；或未能在规定时间内与采购单位签订合同的；或者经质疑，采购人审查后，确因排名第一的候选人在本次采购活动中存在违法违规行为或其他原因使质疑成立的，采购人可以视情况直接确定排名第二的候选人为中标人。

八、投标文件的组成：

1、报价单（格式详见附件）；

2、法定代表人授权书（格式详见附件）；

3、企业法人有效营业执照复印件；

4、承诺函（格式详见附件）；

5、业绩证明复印件；

6、在温州有独立产权或者长期租赁的标准档案库房证明；

7、售后服务；

8、投标人认为需要提供的其他技术资料；

以上复印件均需加盖公章。

九、开标时间：2024年7月11日上午9点整

十、开标地点：温州市中西医结合医院5号楼（急诊综合楼）9楼会议室

十一、其他：

报名时间：2024年7月8日至2024年7月10日(作息时间：周一至周五，上午8:00-11:30,下午1:30-5:00)。

地点：温州市鹿城区锦绣路75号温州市中西医结合医院急诊综合楼617室。

联系人：郑老师  0577-88911085   邮箱：394808588@qq.com

采购监督：温州市中西医结合医院监察室  联系方式：0577-88913742

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